2023年7月5日 星期三

[課後心得] 職場高手簡報必修課 - 林宜璟

大家好啊~~

分享一下課後心得

簡報是簡單的報告
聽眾的懶人包
一種雙向的批發式溝通
(同時跟多人傳達訊息,且互動過程會發生在簡報期間)

成功簡報的五大步驟

一、訂定目標

簡報題目!=簡報目的
任務目的!=簡報目的
簡報目的(Objective)=你要誰(Subject)去做啥事情(Verb)

※商務溝通與非商務溝通
商務溝通:話要說清楚,事情要有人做,盡量做到感覺好
非商務溝通:不需要有啥行動,感覺對了就好XD

※商務訊息三要素
問題:利害關係人重視的事,應當與實際有落差
盡量避免用形容詞呈現
→程式效率不好 vs. 程式執行運算時間比預期多了1500ms,會導致...
答案:先講結論,再講推論(How)
行動:誰(S.)+做什麼(V.)+when(何時進行)
→請X下個禮拜一交出員工旅遊企劃書
◆不需要行動也是一種行動!

※跟老闆報告的目的
1. 要老闆幫你做事情
2. 讓老闆知道你有做

二、分析聽眾

要會調頻,意即見人說人話,見___說___話
PACK
P: 個性/職位
→聽者的個人風格
→高階主管在乎錢,中階主管在乎KPI,基層員工在乎個人利益
A:態度
聽者的支持/中立/反對
支持,就講如何做
反對,特別要講為何要做
中立,兩個都要
C:環境(其他因素)
競爭者...
K:知識
聽者對你的動詞了解多少,懂就點到為止即可,不懂的要多講點內容

不要高估主管的知識,但不要低估他們的智慧
智慧=邏輯+人性

知能願,以同居室友誰煮飯為例
知:知道誰何時要做什麼事情(一花在五點時要做晚餐)
能:內在的能力(會不會煮飯)/外在的條件(有沒有廚具)
願:對他有啥好處(誘之以利/動之以情/威之以害)
煮完飯可以跟某人去玩耍
我們這麼多年的交情了,今天拜託你煮啦
不煮的話會被殺掉的

三項都有了,才會讓聽眾做你想他做的事

三、架構內容

怎麼想?

金字塔由上而下為:目的>要點>素材、手法
要點就是脫口而出的重點中的重點
串起目的與素材
讓聽眾願意去做

怎麼講?

簡報內容結構
1. 開場白(引起興趣,對聽眾有用)
2. 簡介(先讓大家知道本次簡報的內容架構)
3. 主體(論點的所在)
4. 結論(重點回顧前面講的重點,加深印象,呼應簡介)
5. 結尾語(收尾本次簡報,呼應開場白)
其中4&5合稱結尾

看到前面的簡報內容結構中的主體
根據情況有三種類型:
狀況報告;APP,以完成功能開發為例
Action (行動,接下來要做什麼,測試team要接著進行測試驗證)
Process (過程,做了哪些事情,花了一個半月即完成功能開發)
Payoff (效益,獲得那些效益,原本規劃三個月完成,因為我...,所以提前於一個半月完成)

資訊分享:CBA
Conclusion (要有什麼行動)
Before (知道資訊前的想法)
After (知道資訊後的想法)
B跟A就會是有興趣的聽眾會接著繼續聽下去
沒那麼有興趣的聽眾也有得到最關鍵的結論

提案說明:SIQS+5W1H,以迷宮的十字路為例
Situation (挑戰,平次發現和葉被綁架了)
Impact (衝擊,一小時之內沒有到鞍馬山的寺廟就會被撕票)
Question (困境,前幾天才被兇手砍傷)
Solution (突破,交給柯南)
用5W1H去呈現
What (方案內容,吃感冒藥配含有白乾成分的酒精變回大人)
Why (分析原因,解釋為何要變回大人)
Who/Where (分配資源,哪裡找這些東西,就是我們的哀醬了)
When/How (行動方案/執行計畫,去看迷宮的十字路吧)
這是英雄電影常用的敘事方式

四、視聽效果

兩部分:人+PPT

宜大不宜小 (有自信/把握)
宜慢不宜快 (4字/秒)
語調有起伏 (5度音)
適度的停頓 (產生變化,拉回注意力)
站著講更好 (不會受限)
眼神有交流 (輪流點名)

PPT

VERA
Visible (字體>24、條列式重點)
Errorless (投影片文字數字無誤)
Relevant (常見問題:不是資料太少,而是資料太多)
Attractive (簡單一致有吸引力、和簡報的目的相關、善用圖表)

常見問題:不是資料太少,而是資料太多

有關聯的放主體
沒關聯的不要放
可能有關的放附錄

報告和投影片可以不同
投影片要重視可讀性&敘事性

如何有效解讀資料

Data:事情本身無法做決策 (全校排名第三)
Information:整理過的Data (全校只有五個人)
Intelligence:提出建議或方向 (若想提升排名,建議補X補習班/我認識的Y家教/...)

五、事先練習

四種方式

對鏡練習:最即時的回饋 (動作修正)
對機練習:真實的聲光回饋 (從錄影機看別人眼中的你)
對人練習:推薦與主管練習 
默想練習:預想突發狀況  (哪裡會聽不懂/覺得沒幫助/可能提出問題或反對意見)

如何消除緊張

增加已知,減少未知:對於有掌握的東西就不會緊張
裝久了就是真的:習慣成自然

祝大家樂在簡報,不管在哪裡,都能將簡報這種力量功效強大的技能,運用的順利又成功

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